OFFICE 365 una verdadera oportunidad para las PYME`s y Autónomos

OFFICE 365 UNA VERDADERA OPORTUNIDAD PARA LAS PYME´S y AUTÓNOMOS


Cuando a una persona que no tiene una relación cotidiana con el mundo de las nuevas tecnologías le hablas de OFFICE 365, piensa que le vas a hablar de una simple plantilla de Word o de Excel. Es más, eso mismo me ha ocurrido hoy en una entrevista con un potencial cliente que me dice… ¿Me vienes a hablar de Word y de Excel a estás alturas?
Si bien la mayoría de las personas utilizamos MICROSOFT OFFICE de una forma muy básica utilizando sólo un 5% de sus posibilidades, nos sorprenderíamos de cuanto podríamos hacer por mejorar la productividad y la eficiencia de nuestra empresa. Y eso, las grandes empresas lo tienen claro. Por eso podéis observar que en la gran mayoría de las ofertas de trabajo de CONTROLLER se requiere como elemento indispensable ser un usuario avanzado de la suite ofimática.
Además de lo expuesto, puedo deciros que OFFICE 365 es mucho más. Para empezar supone un paso muy importante por parte de Microsoft para acercar y apostar por comercializar su tecnología en concepto de servicio y no como un producto. Esto implica que una pequeña empresa puede tener las mismas posibilidades para acceder a la misma tecnología que una empresa grande. Es más me atrevería a decir que una PYME puede tener más ventajas que una corporación grande. ¿Por qué?, pues muy sencillo, porque las pequeñas empresas pueden ser tremendamente más ágiles que las grandes, y cuando una idea depende más de la mentalidad que de los recursos aún más.
Quiero aprovechar este post para compartir con vosotros como con una idea podemos mejorar e innovar los servicios ofertados por una Gestoría Fiscal y Laboral. Hasta tal punto que puede utilizar OFFICE 365 para poder diferenciarse de su competencia y así alcanzar una ventaja competitiva. Yo he llamado al proyecto "Asesoría 2.0" 

ASESORÍA 2.0

Tiene como objetivo integrar la tecnología de MICROSOFT OFFICE 365 dentro del proceso de trabajo de una Gestoría con el objeto de crear un entorno de trabajo más colaborativo y cercano a su cliente, mejorando la calidad de su servicio así como la productividad, eficiencia y el control de todos los procesos de trabajo. Y por si esto fuese poco, esta tecnología le brinda la posibilidad de ampliar su cartera de servicios dadas todas las posibilidades de desarrollo que esta tecnología nos permite.
El proyecto consta de 5 Bloques:

1. Crear un sistema social y de colaboración con su entorno (clientes, trabajadores, proveedores, colaboradores externos,…)
2. Desarrollar un completo proyecto de Gestión Documental Integrada, con distintos niveles de acceso y de permisos.
3. Automatizar gran parte de los Flujos de Trabajo de la Gestoría que pueden ser tanto internos como externos.
4. Realizar un proyecto de Integración del entorno de trabajo de la Gestoría con su Cliente, conectando los datos contables, laborales, etc en ambas direcciones.
5. Proporcionar mayores servicios de valor añadido al cliente como puede ser un portal de bussines apps, centros de informes empresariales, etc

Pero lo que más me fascina es que si hace un tiempo atrás hubiese querido hacer este proyecto dentro de mi empresa hubiese tenido que comprar · 3 servidores de 64 bits además de equiparlos con un buen número de software como Windows Server, SQL, Share Point Server,… Posiblemente hubiese tenido que realizar una gran inversión que como pequeña empresa no hubiese tenido la opción de poder realizar. Además de ampliar la complejidad en el mantenimiento informático de mí estructura tecnológica.
Pues bien, con OFFICE 365 puedo, con una pequeña suscripción mensual, empezar a desarrollar mi sistema que podré ir ampliando poco a poco a medida que vaya creciendo y sin tener que realizar ninguna inversión inicial. Pienso que voy a dar un avance tecnológico muy importante y que además, una gestoría mucho más grande que la mía puede tardar mucho más tiempo que yo en adaptarse e integrar este proyecto ambicioso que puede cambiar la forma en la que los asesores trabajamos con nuestros clientes.
Esta idea se me ha ocurrido a raíz de conocer cuantos servicios nos ofrece la plataforma tecnológica de OFFICE 365 (Gestión Documental, ACCESS SERVICES, EXCEL SERVICES, Servicio de Búsqueda Empresarial, Servicio de Conectividad Empresarial, Herramientas de Comunicación, Office profesional Plus, …etc)
Y, ¿si cómo gerente, responsable de gestión, Controller o cualquier función que ejerzas de tu compañía conocieses que servicios te aporta OFFICE 365?, ¿crees que podrías mejorar cualquier ámbito de responsabilidad que tengas?. Yo pienso que más de lo que uno se imagina.
Pienso que el Cloud Computing es una revolución y va a cambiar la forma en que las empresas consumimos las nuevas tecnologías de la información. Y en este sentido para las PYME´s supone una gran oportunidad, porque somos más ágiles y porque sin barreras económicas en el acceso a la tecnología podemos llegar a ser más innovadores que las grandes corporaciones.

OFFICE 365 Ventajas

Office 365 es la suite de productividad y comunicación basada en la tecnología Cloud de Microsoft.
Esta suite nos ofrece en modo de suscripción mensual los siguientes servicios:

1. Exchange Online: sistema de gestión de mensajería profesional basada en la nube
2. Office profesional Plus: la herramienta de productividad líder siempre con la última versión y sin realizar inversión inicial
3. Lync Online: herramienta profesional de comunicación en la nube.
4. Sharepoint Online: como servidor totalmente integrado dentro de la familia de Office System y que nos ofrecerá innumerables extensiones de utilidad para todos los servicios anteriormente citados.

Hace ya más de 5 años que ejerzo mi profesión de CONTROLLER Financiero y de Gestión en diversas Compañías, y más de 3 años que decidí obtener una fuerte formación en la tecnología de Office System para mejorar la calidad, productividad y eficiencia de mi servicio a mis clientes. Posiblemente es una de las mejores decisiones que en su momento adopté.

Es difícil explicar las ventajas de esta tecnología sin antes hacer mención al concepto de Cloud Computing. Si tienes una cuenta en Facebook, o dispones de una cuenta en Hotmail o cualquier otro servidor de correo electrónico, el Cloud Computing ya forma parte de tu vida. La forma en la que las personas nos relacionamos y nos comunicamos ha cambiado drásticamente, este cambio se empieza a notar en el mundo de la empresa.
Como CONTROLLER no puedo obviar esta tendencia, y como profesional me veo obligado a integrarla en mi entorno de trabajo. Desarrollar un sistema de Control de Gestión basado en una mayor colaboración del entorno de trabajo de la Compañía (clientes, trabajadores, proveedores, entidades financieras,… etc); obtener una mayor integración de los procesos de negocio para aumentar la productividad y eficiencia; compartir mayores conocimientos y experiencias y lograr un mayor conocimiento de nuestra Compañía, empieza a ser una obligación para garantizar el éxito de cualquier Compañía.
Integrar Office 365 en el diseño de nuestro sistema de Control de Gestión nos va a permitir obtener las siguientes ventajas:

• Sin inversión inicial, ya que nos permite adquirir esta tecnología mediante una suscripción por uso.
  
• Escalabilidad, se paga por la cantidad utilizada, es decir que una PYME puede utilizar los mismos servicios que una gran empresa.
  
• Flexibilidad, podemos crecer o decrecer nuestra infraestructura sin ningún tipo de limitación.
  
• Movilidad, porque podemos acceder a nuestra información online y offline desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar
  
• Rapidez , ya que podemos desplegar multitud de servicios y aplicaciones de forma rápida y eficiente
  
• Colaborativo, porque nos permite obtener diferentes formas de colaborar tanto con usuarios internos como externos a nuestra Compañía.
  
• Integración, ya que nos va a permitir integrar entornos de trabajos en distintos niveles.
• Complementario, la decisión de adoptar esta tecnología no implica desechar la tecnología tradicional. Todo lo contrario, debemos complementarla con otros sistemas para alcanzar estructuras óptimas

A partir de ahora dedicaremos gran parte del contenido de nuestro blog a Office365. Síguenos desde Facebook!!!.

FUNCIONES DEL CONTROLLER FINANCIERO

Dadas las condiciones actuales en las que nos encontramos, la figura del CONTROLLER FINANCIERO adquiere especial importancia dentro del organigrama de una PYME.

Antes los Controllers tenían una función únicamente descriptiva y de auditoria y tan sólo eran utilizados por grandes Corporaciones; ahora han pasado a ser promotores del cambio.
Es por ello que cada día son más la empresas de menor tamaño las que incorporan este perfil de profesionales a sus equipos de trabajo. Y es que, en nuestra opinión, toda empresa debe contar con al menos una persona para desempeñar esta función, independientemente de su tamaño y sector de actividad. Por ello, ya no es extraño ver como Restaurantes o Pequeñas empresas de Construcción ya disponen dentro de su organigrama esta figura (Personal Interno o Externo).


Pero, ¿cuáles son las funciones que debe desempeñar el CONTROLLER FINANCIERO dentro de la PYME?. En nuestra opinión la responsabilidad que debe de asumir abarca  diferentes actividades tales como:

1. Establecer un correcto Sistema Contable, no sólo como un simple instrumento legal sino también como una herramienta de supervisión de la Actividad.
2. Elaboración y Control Presupuestario
3. Cash Management
• Credit Management o Gestión de Clientes
• Debit Management o Gestión de Proveedores
• Gestión Bancaria
4. Diseño e implantación de un sistema de Contabilidad Analítica y de Costes
5. Formación y motivación de los equipos financieros y contables a su cargo
6. Organización e implantación de un sistema de reporting y su posterior análisis junto a la Dirección

Para que un profesional pueda afrontar con garantías estas actividades propuestas, debe tener una fuerte formación en dos áreas claramente diferenciadas:

1. Área de Contabilidad y Finanzas
2. Herramientas de Análisis y de Productividad Ofimática: Office365